Étude de cas
Le tri du matin d'une direction réduit à quelques minutes
La direction d’une PME de services passait le début de chaque journée à trier ses mails. Une messagerie spécialisée trie, priorise et prépare les réponses selon les habitudes du binôme dirigeant et assistant.
- Client
- La direction d’une PME de services
- Secteur
- Services aux entreprises
- Format
- Outil métier
- Durée
- 6 semaines
Le contexte
Avant l'outil, le quotidien.
L'entreprise est une PME de services. Comme souvent, tout converge vers la direction : clients, partenaires, fournisseurs, équipes, administrations. La boîte mail du dirigeant est devenue le point d'entrée de presque toutes les décisions.
Chaque matin, le binôme dirigeant et assistant commençait par le tri : lire, classer, transférer, signaler ce qui ne pouvait pas attendre. Un travail nécessaire, répétitif, qui occupait le meilleur moment de la journée.
Ce qui coinçait : le volume, mais surtout l'absence de règles partagées. Ce qui était urgent pour l'un ne l'était pas toujours pour l'autre, et les messages importants se perdaient entre deux notifications.
S0 · Le cadrage
Le périmètre, figé avant d'écrire une ligne.
L'atelier a commencé par des mails réels, relus ensemble. Le binôme a nommé ses propres catégories, ses critères d'urgence et ses réponses types. Décision structurante : l'outil se branche sur la messagerie existante, sans changer d'adresse ni de logiciel.
- Décision 01
Les catégories du métier, définies par le binôme, et non celles d'un logiciel.
- Décision 02
Une file de priorités reconstruite chaque matin.
- Décision 03
Des réponses préparées, jamais envoyées sans validation.
- Décision 04
Aucun changement d'adresse ni de messagerie : l'outil se connecte à l'existant.
Ce qui a été livré
L'outil, bloc par bloc.
- 01
Une file de priorités chaque matin
À l'ouverture, la file présente d'abord ce qui demande une décision, puis ce qui peut attendre. Elle est reconstruite chaque matin à partir des règles du binôme.
- 02
Un classement automatique par dossier
Chaque mail rejoint son dossier selon les catégories définies au cadrage. Le classement suit le vocabulaire de l'entreprise, pas celui d'un logiciel.
- 03
Des réponses préparées selon les habitudes
Pour les demandes récurrentes, une réponse est proposée dans le ton du binôme. Elle se relit, s’ajuste et part en un clic. Rien ne part sans validation.
- 04
Branché sur la messagerie existante
Pas de migration, pas de nouvelle adresse : l'outil lit et classe là où les mails arrivent déjà. Les habitudes d'envoi ne changent pas.
Le déroulé
Semaine par semaine, démo à l'appui.
6 semaines de construction en 2 sprints, après cadrage, puis 30 jours de correctifs.
- S0
Cadrage
Atelier sur des mails réels : catégories, critères d’urgence, réponses types, périmètre figé et date au contrat.
- S1 à S3
Sprint 1
Connexion à la messagerie, catégories et file de priorités. Une démo chaque semaine, sur les mails de la semaine.
- S4 à S6
Sprint 2
Réponses préparées, classement par dossier, réglages fins avec le binôme.
- S6
Mise en production
Le binôme bascule sur l’outil, déjà connu grâce aux démos hebdomadaires.
- S7 à S10
30 jours de correctifs
Les cas limites que seul l’usage quotidien révèle sont corrigés, sans facturation supplémentaire.
Les résultats
Ce qui a changé.
- GO
Le tri du matin réduit à quelques minutes.
- GO
Ce qui compte remonte en tête, le reste attend son tour.
- GO
Des réponses récurrentes préparées, relues et envoyées en un clic.
Engagements tenus
Quatre engagements, vérifiés sur ce projet.
Les mêmes pour chaque projet, du site vitrine à la solution complète. Voici ce qu'ils ont donné ici.
Conditions particulièresParaphe ______
- Article 1
Une date au contrat
6 semaines après le cadrage, écrites au contrat : c'est à cette date que l'outil est passé en production.
- Article 2
Une démo chaque semaine
Chaque semaine, une démo sur les vrais mails de la semaine : le binôme a affiné ses catégories en voyant le tri fonctionner.
- Article 3
Le code vous appartient
Le code et les règles de tri appartiennent à l'entreprise. Les mails, eux, restent dans la messagerie existante.
- Article 4
30 jours de correctifs inclus
Les 30 jours de correctifs ont servi à régler les cas limites que seul l’usage quotidien fait apparaître.
Questions sur ce cas
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